Ciao, mio padre chiese il rimborso 2 anni fa dopo un incidente che gli impedì di partecipare, all'epoca c'erano documenti che lui mando via email scannerizzati, email tradizionale, no pec. ma la cosa più semplice è che ti interfacci con loro e vedi cosa ti dicono, come sempre sono veloci è precisi nelle risposte. Comunque come ti hanno già detto, se annullano la manifestazione hai tutti i diritti di essere interamente rimborsato anche dopo la data ufficiale...
PS: sicuro che siano 5000 pacchetti? mi paiono tanti, anche considerando gli accompagnatori... pura curiosità